De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 gedeeltelijk ingegaan. De Wet open overheid vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De effecten op onze gemeente gaan over deze drie onderdelen van de wet:
- Actieve openbaarmaking
- Passieve openbaarmaking
- Informatiehuishouding
1. Actieve openbaarmaking
Voor het actief openbaar maken van overheidsinformatie zou het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) ontwikkeld worden. Begin 2023 is geconstateerd dat een eenvoudigere variant noodzakelijk is. Dit is de Woo-index geworden. De Woo-index verwijst naar documentcollecties die al elders door bestuursorganen op internet zijn gepubliceerd en een aanvullende zoekfunctionaliteit maakt de documenten in deze collecties op termijn centraal doorzoekbaar. De Woo-index is vanaf 19 juni 2023 operationeel. KOOP start hierna met het realiseren van de aanvullende zoekfunctionaliteit. Voor de gemeente betekent het dat alleen die informatie die al op grond van andere bepalingen openbaar gemaakt moet worden nu al actief openbaar wordt gemaakt. Hierbij valt te denken aan gemeentelijke regelgeving, besluitenlijsten en contactgegevens van de bestuursorganen. Hiermee voldoen we aan de huidige verplichtingen van de Wet open overheid.
2. Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking is het op verzoek voor een ieder openbaar maken van documenten. De Woo-verzoeken worden behandeld door het cluster juridische zaken en het team waar het verzoek betrekking op heeft. Het team verzamelt en beoordeelt de documenten. Juridische zaken coördineert het proces en zorgt voor een besluit op het verzoek. In 2023 is een pilot gestart voor de teams ruimtelijk beheer en vergunningen, toezicht en handhaving. De pilot houdt in dat deze teams voor een beperkte duur en aantal verzoeken zelf verantwoordelijk is voor de gehele behandeling van het Woo-verzoek. Doel van de pilot is beoordelen of Woo-verzoeken beter door de teams zelf behandeld kunnen worden. De pilot moet nog geëvalueerd worden.
Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 zijn er 44 verzoeken ingediend. In onderstaande tabel is aangegeven hoe deze verzoeken zijn behandeld.
Omschrijving | Aantal |
|---|---|
Ingetrokken | 1 |
Behandeld als informatieverzoek | 15 |
Behandeld als verzoek verstrekken procesdossier (Awb) | 0 |
Behandeld als verzoek verstrekken persoonsgegevens (AVG) | 1 |
Doorgestuurd als WOZ verzoek (team middelen) | 4 |
Niet in behandeling genomen (verzoek onvolledig) | 4 |
Afgehandeld als Woo-verzoek | 18 |
Openstaande verzoeken 31-12-2023 | 1 |
3. Informatiehuishouding
Bestuursorganen moeten hun informatiehuishouding verbeteren. Gemeente De Fryske Marren heeft de volgende acties ondernomen:
- Er zijn nieuwe protocollen vastgesteld voor e-mail en post.
- Er zijn controles uitgevoerd op de afgehandelde zaken in het zaaksysteem Decos JOIN.
- De bewaarstrategie 2019 voor analoge en digitale archiefbescheiden is geactualiseerd.
- Er is een plan geschreven voor het verbeteren van de archivering in het regiesysteem sociaal domein
- De kwaliteit van de begraafplaatsadministratie en enkele gedeponeerde archieven is verbeterd.