Inkoop blijft een belangrijk middel in de organisatie. De ingezette transitie naar circulair inkopen, blijvende aandacht voor het MKB en sociaal ondernemen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke- en sociale doelstellingen van de Gemeente heeft in 2023 prominente rol gekregen.
Wat hebben we gedaan in 2023?
- We zagen dat de aandacht voor circulair inkopen vergroot is en steeds belangrijker wordt.
Samen met cluster duurzaamheid hebben we koplopers geselecteerd en is een intern opleidingsprogramma opgezet. De cursus circulair inkopen helpt om de kennis rondom dit onderwerp organisatie breed te vergroten. Ook blijven we in gesprek met elkaar om pilotprojecten een impuls te geven. Daarnaast zochten we in elke aanbesteding meer de samenwerking op met de beleidsadviseurs duurzaamheid. Samen ontdekten we kansen aan de voorzijde van een inkooptraject om onze duurzame beleidsdoelstellingen te verwezenlijken en daarbij de markt te stimuleren om te innoveren.
- We hebben het inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd.
Het uitvoeringsprogramma circulaire economie is hiermee geborgd bij de inkopen en aanbestedingen binnen de gemeente. Daarnaast hebben we de drempel voor enkelvoudig onderhandse opdrachten verhoogd van € 25.000 naar € 50.000. Zo bieden we meer ruimte om bij deze opdrachten te kiezen voor lokale leveranciers en duurzaamheidsinitiatieven.
- We speelden in op personele ontwikkelingen en hebben kansen daarin benut.
Ook bij cluster inkoop en aanbesteden heeft de krappe arbeidsmarkt invloed op de werkzaamheden. Om een toekomstig bestendig en flexibel cluster neer te zetten, hebben we keuzes gemaakt voor de personele invulling van het cluster. We creëerden ruimte voor het gebruik van data (analyse) en bieden volop ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden. Persoonlijke ontwikkeling is en blijft een groot thema als het gaat om de adviserende rol vanuit het cluster inkoop en aanbesteden.
- We zijn verder geprofessionaliseerd door een geoptimaliseerd proces en toegankelijke kennis.
We hebben het inkoopproces opnieuw vormgegeven. Het proces richtten we slimmer in en we hebben meer momenten ingebouwd om actief te adviseren gedurende het volledige traject van aanvraag tot contract dat in het contractbeheerssysteem staat. We verwachten dat dit gaat helpen om de kwaliteit van de inkoopfunctie (decentrale verantwoordelijkheid/inkopers en een centrale coördinatie) te borgen. Voor aanbestedingen onder de drempel zijn teams decentraal verantwoordelijk. Decentrale inkopers moeten dus goed op de hoogte zijn van doelen in het beleid en de geldende wet- en regelgeving. Naast betrokkenheid van het centrale inkoopcluster helpen goede, begrijpelijke formats daarbij. Zo houden we de administratieve lasten laag en komen we beter in control op onze inkoop en aanbestedingen.
- We zagen dat de complexiteit van inkoop en aanbestedingen blijft toenemen.
Met behulp van inkoop moeten steeds meer geconcretiseerde doelstellingen worden behaald. Daarnaast blijft de verregaande juridisering van het vakgebied aandacht vergen, samen met het voldoen aan de wet- en regelgeving (rechtmatigheid) en aanbevelingen uit het accountantsverslag 2022 en managementletter 2023.
- Het Coalitieakkoord 2022-2026 heeft invloed op de inkoopfunctie.
De hoofdstukken Financiën, Ruimte, Economie en het Sociaal Domein in het Coalitieakkoord 2022-2026 bevatten uitgangspunten die verregaande impact hebben. In onze offerteaanvragen kunnen we deze thema’s meenemen en de realisatie van de doelstellingen in gang zetten. Denk aan het invulling geven aan duurzaamheid, jongeren de kans geven zich te ontwikkelen en het MKB helpen om aan te sluiten bij de circulaire economie.