Paragraaf Bedrijfsvoering

Vanaf verslagjaar 2023 is het college verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording is aangegeven dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties relevante wet- en regelgeving naleeft binnen de door de raad gestelde kaders. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. 

De bevinding van de rechtmatigheidsverantwoording is dat de verantwoorde baten, lasten en de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens (1% van al de lasten, afgerond € 1,9 miljoen), maar dat de onrechtmatigheid wel acceptabel is. Het totaal aan onrechtmatigheden bedraagt € 4,3 miljoen. Conform de Kadernota rechtmatigheid en op basis van de afspraken met de raad worden de afwijkingen boven de rapportagegrens (€ 75.000) hieronder toegelicht:

Het begrotingscriterium is geanalyseerd op het autorisatieniveau van de raad, zoals deze in de financiële verordening vastgelegd is. Dit betekent dat over- en onderschrijdingen van baten en lasten geanalyseerd dienen te worden voor de productgroep 1.1, programma’s 1 tot en met 4, programma 5 per productgroep en algemene dekkingsmiddelen.

Wanneer overschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn, bijvoorbeeld wanneer deze gerelateerd zijn aan open einde regelingen, tijdig gemeld zijn aan de raad, of voortvloeien uit bestaand beleid hoeven deze volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 niet toegelicht te worden. Aangezien de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst opgenomen wordt in de jaarrekening, wordt hiervan afgeweken om inzicht te geven in de systematiek.
Wij zien de volgende overschrijdingen van lasten (€ 2.781.000) op programma's en investeringsbudgetten (€ 1.022.000) die gerapporteerd (groter dan € 75.000) dienen te worden:

• € 1.932.000 overschrijding op productgroep 5.2, maatwerkvoorzieningen. Dit betreffen kosten die gerelateerd zijn aan open einde regelingen. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 de onrechtmatigheid acceptabel.
• € 256.000 overschrijding op productgroep 5.4, conflictzorg. Dit betreffen kosten die gerelateerd zijn aan open einde regelingen. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2023  de onrechtmatigheid acceptabel.
• € 593.000 overschrijding op algemene dekkingsmiddelen. De overschrijding van de lasten heeft te maken met de storting in de voorziening verlofsparen. De spaarsaldi zijn niet eerder dan 31-12-2023 bekend, en kan daardoor niet in 2023 verwerkt worden. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 deze onrechtmatigheid acceptabel.
• € 1.022.000 overschrijding op kredieten in programma 2. Dit betreft de investeringskredieten Havenkwartier Balk, Herinrichting Haulsterweg/Jousterweg Haskerhorne en de afwikkeling van project Knooppunt Joure. Voor deze kredieten geld dat, tegenover de gemelde overschrijding inkomsten verwacht worden die deze overschrijding dekken. De overschrijding is passend binnen de bestaande plannen. Daarmee is volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 deze onrechtmatigheid acceptabel.

Voor onderschrijdingen op lasten en afwijkingen op de baten geldt dat, mits tijdig gemeld, deze niet onrechtmatig zijn. Wij zien in alle programma’s onderschrijdingen op eenmalige kredieten. Deze kunnen, wanneer gedurende het jaar uitgegeven is op dit krediet, niet eerder overgeheveld worden naar het volgende jaar. Het overhevelen van kredieten naar een volgend jaar is in lijn met de werkwijze van afgelopen jaren. Het informeren over de onderschrijding bij het verstrekken van de jaarrekening wordt hierdoor gezien als tijdig gemeld en daarmee zijn de onderschrijdingen van lasten en afwijkingen op baten rechtmatig.

In de uitgevoerde interne controles is een aantal fouten (onrechtmatigheden) vastgesteld in het proces van inkoop- en aanbestedingen. De fout bedraagt € 548.425 en is veroorzaakt doordat inkopen ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Hiervan betreft circa € 420.000 onrechtmatigheden waarvan de inkoopcontracten aflopen in 2024. Dit behoeft geen verdere herstelwerkzaamheden. De overige onrechtmatigheden worden opnieuw aanbesteed.

Afgelopen jaar is een forse verbeteringsslag doorgevoerd op kwaliteit van Inkoop en aanbesteden. Voorbeelden zijn een vernieuwd inkoopbeleid, het implementeren van een centraal contractbeheersysteem, monitoring middels een live spend-analyse en het voeren van periodieke gesprekken over inkopen door de gehele organisatie. Deze beheersmaatregelen zorgen voor meer bewustzijn over inkoopwet- en regelgeving in de organisatie, wat uiteindelijk zorgt voor rechtmatige inkopen.